ADMINISTRASI LABORATORIUM

Seiring perkembangan zaman, maka cepat pula perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi termasuk didalamnya perkembangan ilmu kimia. Administrasi merupakan hubungan sosialnya dengan individu lainnya, atau dengan instansi pemerintah. Dan organisasi lainnya. Tetapi administrasi juga terdapat didalam Laboratorium IPA, baik fisikan, kimia, matematika dan biologi.  Laboratorium fisika misalnya, kegiatan yang ada dilaboratorium ini ialah peminjaman dan pengembalian barang-barang atau alat-alat praktikum serta hal-hal lainnya yang berkaitan dengan laboratorium fisika.

                     Salah satu usaha pemerintahan untuk melengkapi sarana dan prasarana sekolahan adalah laboratorium. Usaha pemerintahan tentunya untuk menunjang pendidikan supaya maju serta meningkatkan pengetahuan dan kecerdasan peserta didik supaya tetap mengikuti perkembangan zaman.

                          Belajar dengan percobaan di laboratorium, memungkinkan siswa menggunakan semua potensi baik kognitif, afektif dan psikomotorik. Terutama proses mentalnya untuk menemukan sendiri konsep-konsep atau prinsip-prinsip kimia dan konsep-konsep mental lainnya. insfrastruktur labortorium merupakan sarana dan prasarana yang terdapat didalam laboratorium yang akan mendukung segala kegiatan operasional laboratorium.

A.       Pengertian Administrasi

Pengelolaan laboratorium IPA secara modern dan profesional tidak lepas dari pengelolaan administrasi. Administrasi laboratorium IPA adalah satu hal pokok yang harus diperhatikan oleh pengelola laboratorium  IPA. Herbert A Simon dalam bukunya Administrative Behaviour, mendefinisikan administrasi sebagai kegiatan dari sekelompok manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Sedangkan menurut Liang Gie dalam bukunya Unsur Unsur Administrasi (Suatu Kumpulan Karangan), mendefinisikan administrasi sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha bersama dari sekelompok orang.

Administrasi Laboratorium tidak hanya suatu proses pendataan atau pencatatan atau inventarisasi fasilitas dan aktivitas laboratorium, namun lebih luas lagi yakni administrasi laboratorium merupakan suatu proses bersama untuk menyelenggarakan kegiatan laboratorium baik berupa pendidikan, penelitian maupun pengabdian masyarakat secara kelembagaan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, pengawasan untuk mencapai tujuan pengelolaan laboratorium secara terencana dan sistematis[1]. Administrasi merupakan suatu proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas & aktifitas laboratorium, dengan tujuan supaya semua fasilitas dan aktifitas laboratorium dapat terorganisir dengan sistematis. Berikut ini cara mengelola administrasi laboratorium IPA:

1.    Pengelola laboratorium IPA harus merencanakan kebutuhan alat dan bahan jangka panjang maupun jangka pendek yang akan digunakan dalam kegiatan penelitian atau praktik. Perencanaan kebutuhan alat dan laboratorium IPA harus didasarkan pada beberapa hal pokok berikut ini.

a.    Daya tampung laboratorium IPA terhadap peserta. Jika daya tampung laboraorium mencapai 50 peserta, berarti jumlah tersebut bisa dikelompokkan menjadi lima kelompok, dimana per kelompok diisi oleh 10 peserta. Dengan demikian, perencanaan alat dan bahan laboratorium IPA didasarkan pada 5 kelompok.

b.    Perencanaan tersebut didasarkan pada jumlah janis alat dan bahan yang diperlukan.

c.    Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium IPA juga harus didasarkan pada dana yang dimiliki. Jangan sampai pengelola laboratorium IPA merencanakan pengadaan alat dan bahan seharga Rp. 30.000.000,00 sementara dana yang dimiliki oleh laboratorium hanya Rp. 20.000.000,00.

d.   Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium IPA juga perlu didasarkan pada kondisi fisik ruangan laboratorium. Jika kondisi ruangan laboratorium IPA masih memprihatinkan, misalnya ukuran yang sempit, maka jangan merencanakan pembelian alat yang berukuran besar.

e.    Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium IPA juga harus didasarkan pada jadwal penggunaan laboratorium. Jika penggunaan laboratorium hanya satu bulan sekali, maka jangan merencanakan pengadaan alat yang harus digunakan seminggu sekali.

2.    Para pengelola laboratorium IPA harus kreatif mencari cara untuk mendapat alat dan bahan laboratorium, terutama ketika persediaan dana sedang menipis. Ada beberapa cara untuk memperoleh alat dan bahan menurut rencana kebutuhan.

a.    Membeli sendiri dengan kas keuangan laboratorium IPA yang masih tersedia.

b.    Mencari, menerima bantuan atau sumbangan dari pihak lain, artinya pengadaan alat laboratorium tidak harus membeli sendiri, tetapi juga bisa dari bantuan  dari pihak lain, sepert pemerintah, institusi lain yang terkait, sponsor dan lain sebagainya.

c.    Membuat alat sendiri. Ada beberapa alat laboratorium IPA yang sebenarnya bisa dibuat sendiri. Misalnya meja, lemari, kursi, dan lain sebagainya.

d.   Menyewa atau meminjam dari pihak lain, apabila kas laboratorium IPA tidak cukupuntuk membeli alat. Dalam hal ini pihak pengelola laboratorium IPA harus sering melakukan kerja sama sehingga mudah mencari mitra dan pemenuhan alat dan bahan.

3.    Hal yang perlu dilakukan pengelola laboratorium untuk mengurus administrasi laboratorium adalah pembukuan alat dan bahan. Semua peralatan dan bahan harus dicatat dalam pembukuan tersebut[2].

Kegiatan administrasi ini merupakan kegiatan rutin yang berkesinambungan, karenanya perlu dipersiapkan dan dilaksanakan secara berkala dengan baik dan teratur. Dengan adanya administrasi (pencatatan) maka keberadaan alat dan bahan dalam catatan dapat menjadi sumber kajian bagi para pengelola laboratorium untuk mempelajari potensi laboratorium yang dikelolanya.

Data peralatan laboratorium sebaiknya selalu dipelajari sekurang-kurangnya sekali dalam waktu tiga bulan hal ini sangat penting untuk memantau keberadaan jumlah alat, alat yang hilang atau rusak, atau untuk memprioritaskan kebutuhan dimasa-masa yang akan datang[3]. Berikut ini beberapa keuntungan pengadministrasian yang baik :

1)   Menolong dalam pembuatan rencana pengadaan alat dan bahan

2)   Memperlancar pelaksanaan kegiatan

3)   Penyajian laporan yang obyektif

4)   Mempermudah pengawasan

5)   Melindungi kekayaan laboratorium

Administrasi laboratorium meliputi segala kegiatan administrasi yang ada di laboratorium, yang antara lain terdiri atas:

a)    Inventarisasi peralatan laboratorium

b)   Daftar kebutuhan alat baru, alat tambahan, alat yang rusak, alat yang dipinjam/dikembalikan

c)    Surat masuk dan surat keluar

d)   Daftar pemakai laboratorium, sesuai dengan jadwal kegiatan praktikum/ penelitian

e)    Daftar inventarisasi bahan kimia dan non-kimia, bahan gelas dan sebagainya

f)    Sistem evaluasi dan pelaporan[4]

B.       Perangkat Pengadministrasian Alat dan  Bahan

Secara standar terdapat beberapa komponen administrasi laboratorium yang harus dipenuhi oleh pengurus lab IPA. Berikut ini merupakan format yang ada mengenai komponen komponen tersebut:

1.    Buku investaris dan kartu investaris

Keterangan:

a.       No: no urut alat dan bahan yang diinventarisir

b.      Nama alat/bahan: nama dagang atau nama resmi alat dan bahan yang dibeli. Syaratnya pengisian nama alat dan bahan harus konsisten.

c.       Kode: kode alat dan bahan yang kita beli. Untuk kode bisa  mengikuti kode yang dibuat perusahaan tempat pembelian alat dan bahan tersebut atau membuat kode sendiri

d.      Produsen: nama perusahaan yang membuat alat dan bahan, bukan dengan nama toko.

e.       Kondisi: jumlah barang yang dalam keadaan baik, rusak atau hilang.

f.       Keterangan: informasi tambahan. Misalnya kenapa alat tersebut hilang, dll.

Contoh :

Aturan Penggunaan Buku Inventarisir

a)    Buku inventarisir merupakan daftar yang memuat semua barang milik lab. IPA yang dipakai dan ada hubungannya dengan kegiatan praktikum di dalam lab.

b)   Inventarisir dilakukan minimal sekali/semester.

2.    Kartu stok

Keterangan:

a.    Spesifikasi : Ciri khas utama dari alat atau bahan yang kita masukkan ke dalam kartu stok.

b.    Tanggal: Tanggal pengecekan barang tersebut

c.    Keadaan Masuk: Jumlah barang yang masuk atau dibeli untuk laboratorium

d.   Keadaan Keluar: Jumlah barang yang dipakai di dalam laboratorium

e.    Keadaan Persediaan: Jumlah alat/bahan yang disimpan di gudang atau yang tidak dipakai (hanya sebagai cadangan)

Contoh:

Aturan penggunaan kartu stok

a)    Kartu stok merupakan catatan pergerakan transaksi keluar-masuk suatu bahan yang terdapat di dalam lab.

b)   Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan alat/bahan yang bersangkutan.

c)    Pencatatan di kartu stok dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

3.    Kartu peminjaman alat dan bahan

Keterangan:

a.    Praktikum Ke: diisi dengan no. urut praktikum yang dilakukan dalam satu semester (diisi siswa)

b.    Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum yang dilakukan sesuai LKS (diisi siswa)

c.    Kelompok: diisi dengan nama kelompok (diisi siswa)

d.   Nama Anggota: diisi dengan nama anggota kelompok (diisi siswa)

e.    Kode: opsional dan diisi oleh laboran

f.     Ditandatangai oleh ketua kelompok dan laboran

Contoh:

Aturan penggunaan kartu peminjaman alat dan bahan

a)    Kartu peminjaman alat dan bahan berisi daftar alat/bahan yang diperlukan oleh suatu kelompok atau oleh guru yang bersangkutan untuk melakukan sekali praktikum dan ditujukan kepada laboran.

b)   Pencatatan di kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan setiap akan melakukan praktikum.

Catatan:
Terdapat dua versi kartu peminjaman alat dan bahan

Versi 1: kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan oleh siswa untuk diajukan ke laboran.

Versi 2: kartu peminjaman alat dan bahan dilakukan oleh dosen atau asisten dosen mata pelajaran untuk diajukan ke laboran.

4.    Buku catatan harian laboratorium

Keterangan:

a.    No.: diisi dengan no. urut praktikum yang dilakukan dalam satu semester

b.    Hari/Tanggal: diisi dengan hari/tanggal dilaksanakannya praktikum

c.    Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum yang dilakukan

d.   Kelas: diisi dengan nama kelas yang melakukan praktikum

e.    Jam: diisi dengan jam pelaksanaan praktikum

f.     Paraf: diisi dengan paraf laboran

g.    Keterangan: diisi dengan keterangan tambahan yang bisa dicantumkan

Contoh:

Aturan penggunaan buku catatan harian laboratorium

a)    Buku catatan harian lab. merupakan buku yang berisi daftar kegiatan praktikum yang dilakukan di dalam lab.

b)   Pencatatan di buku catatan harian lab. dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

5.    Kartu resparasi

Keterangan:

a.    No. Kartu: diisi dengan no. surat kartu reparasi. Contoh: 001/Lab. Fisika/SMA Rofa Yulia Azhar/IV/2014

b.    Jenis Kerusakan: diisi dengan jenis kerusakan yang diperbaiki

c.    Komponen: diisi jika memang terdapat penggantian komponen

d.   Harga: diisi dengan biaya reparasi dan biaya komponen yang diganti

e.    Keterangan: diisi dengan keterangan tambahan yang bisa dicantumkan

f.     Dilampirkan pula kuitansi perbaikan dan pergantian komponen

g.    Ditandatangani oleh teknisi (atau laboran) dan koordinator lab. IPA

Contoh:

Aturan penggunaan kartu reparasi

a)    Kartu reparasi merupakan kartu yang memuat informasi menganai perbaikan atau reparasi suatu alat

b)   Pencatatan di buku catatan harian lab. dilakukan oleh teknisi bila ada perbaikan terhadap barang yang rusak dan dilaporkan kepada koordinator lab.

6.    Laporan bulanan

Keterangan:

a.    No: diisi dengan no. urut dilaksanakannya praktikum

b.    Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum

c.    Kelas: diisi dengan kelas yang melaksanakan praktikum

d.   Demonstrasi atau Praktikum: diisi dengan tanda ceklis demonstrasi atau praktikum

e.    Nama Guru: diisi dengan nama guru mata pelajaran yang membimbing praktikum

f.     Ditandatangani oleh laboran, ketua lab dan kepala sekolah

g.    Dilaporkan setiap akhir bulan

Contoh:

Aturan penggunaan laporan bulanan

a)    Laporan bulanan merupakan daftar yang memuat kegiatan apa saja yang dilakukan di laboratorium setiap bulannya.

b)   Laporan bulanan dibuat oleh koordinator lab. dan dilaporkan kepada wakasek kurikulum, wakasek sarana dan prasarana serta kepada kepala sekolah.

c)    Laporan bulanan dibuat minimal sebulan sekali.

7.    Daftar alat dan bahan

Keterangan:

a.    No: diisi dengan no. urut dilaksanakannya praktikum

b.    Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum

c.    Nama Alat dan Bahan: diisi dengan nama alat dan bahan untuk melakukan praktikum

d.   Jumlah: diisi dengan jumlah minimal alat dan bahan untuk jumlah kelompok ideal dalam jangka waktu satu tahun. Misalnya jumlah kelompok ideal untuk satu kelas adalah 6 kelompok.

e.    Keterangan: diisi dengan tambahan informasi yang diperlukan

f.     Ditandatangani oleh laboran, ketua lab dan kepala sekolah

g.    Dilaporkan setiap awal semester

Contoh:

Aturan penggunaan daftar alat dan bahan sesuai dengan LKS

a)    Daftar alat dan bahan berisi daftar alat yang dibutuhkan untuk melakukan sekali praktikum dalam satu kelas dalam periode tahun ajaran tertentu.

b)   Daftar alat dan bahan dibuat paling lambat seminggu sebelum hari pertama di tahun ajaran baru.

Fungsi dari daftar alat dan bahan adalah untuk memastikan agar alat dan bahan sudah tersedia jauh hari sebelum praktikum akan dilaksanakan. Fungsi lainnya sebagai landasan untuk pengajuan pembelian alat dan bahan laboratorium[5].

BAB III

PENUTUP

A.       Simpulan

Administrasi laboratorium IPA adalah satu hal pokok yang harus diperhatikan oleh pengelola laboratorium  IPA. Herbert A Simon dalam bukunya Administrative Behaviour, mendefinisikan administrasi sebagai kegiatan dari sekelompok manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi merupakan suatu proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas & aktifitas laboratorium, dengan tujuan supaya semua fasilitas dan aktifitas laboratorium dapat terorganisir dengan sistematis.

Administrasi laboratorium meliputi segala kegiatan administrasi yang ada di laboratorium, yang antara lain terdiri atas: Inventarisasi peralatan laboratorium, Daftar kebutuhan alat baru, alat tambahan, alat yang rusak, alat yang dipinjam/dikembalikan, Surat masuk dan surat keluar, Daftar, pemakai laboratorium, sesuai dengan jadwal kegiatan praktikum/ penelitian, Daftar inventarisasi bahan kimia dan non-kimia, bahan gelas dan sebagainya, Sistem evaluasi dan pelaporan. 

Perangkat Pengadministrasian Alat dan  Bahan seperti: buku investaris dan kartu investaris, kartu stok, Kartu peminjaman alat dan bahan, Buku catatan harian laboratorium, Kartu resparasi, Daftar alat dan bahan.

DAFTAR PUSTAKA

 

Decaprio Richard Tips Mengelola Laboratorium Sekolah [Buku]. - Jogjakarta : Diva Press, 2013.

http://bettysirait1992.blogspot.co.id/2014/06/administrasi-laboratorium. html [Buku]. - [s.l.] : Betty Eldia, Selasa, 03 Juni 2014.

http://chemistry6623.blogspot.co.id/2012/08/pengertian-administrasi-laboratorium.html [Buku].

Suyanta Manajemen Operasional Laboratorium [Buku]. - Yogyakarta : UNY, 2010.

---

[1] http://chemistry6623.blogspot.co.id/2012/08/pengertian-administrasi-laboratorium.html

                [2] Richard Decaprio, Tips Mengelola Laboratorium Sekolah, (Jogjakarta: Diva Press, 2013), hlm. 146-150

                [3] Richard Decaprio, Ibid, hlm. 71

                [4] Suyanta, Manajemen Operasional Laboratorium, (Yogyakarta: UNY, 2010), hlm. 4-5

                [5] http://bettysirait1992.blogspot.co.id/2014/06/administrasi-laboratorium. html, diakses oleh Betty Eldia, pada tanggal Selasa, 03 Juni 2014.